Wielu menedżerów i przedsiębiorców zastanawia się jak w praktyce może wyglądać stworzenie pierwszej strategii i następnie uruchomienie procesu zarządzania strategicznego. Ile to będzie kosztować? Jak długo będzie to trwało? Czy będzie skuteczne? Ile osób z firmy będzie w to zaangażowanych?
Aby przybliżyć ten temat i zachęcić do tej ważnej decyzji biznesowej związanej z wejściem na ścieżkę zarządzania strategicznego, zdecydowałem się to opisać w tym wpisie. Pierwsza poważna strategia, którą miałem w rękach miała formę grubej książki, która zawierała mnóstwo danych i analiz. Niestety niewiele rozumiałem z tego opracowania. Tymczasem strategia powinna być jak najbardziej czytelna i oczywista. Jeśli masz problem z jej przeczytaniem i zrozumieniem, to na pewno Twój zespół jej nie zrealizuje.
Przede wszystkim należy rozróżnić następujące etapy:
1) Analiza strategiczna - tworzenie strategii po omacku, bez oceny sytuacji wewnętrznej i zewnętrznej to dość ryzykowne przedsięwzięcie. Możemy błędnie zdefiniować priorytety i cele, a przez to poprowadzić firmę w niewłaściwym kierunku, który może skutkować poważnymi konsekwencjami. Dlatego pierwszym etapem jest przeprowadzenie analizy strategicznej. Najbardziej sprawdzonym narzędziem jest metoda SWOT-TOWS, która na wyniku wskazuje rekomendowany kierunek strategiczny. Kolejną korzyścią jest stworzenie gotowej bazy wiedzy zawierającej najważniejsze tematy, które można następnie wykorzystać przy tworzeniu planu strategicznego. Oczywiście taką analizę można uzupełnić o inne narzędzia lub raporty, które dostarczą wszelkiej potrzebnej informacji z danej branży. Generalnie jednak najlepszym sposobem jest wydobycie i wykorzystanie tej wiedzy i doświadczenia, która w firmie jest.
2) Plan strategiczny - dopiero mając na stole wnioski i rekomendacje strategiczne można w sposób odpowiedzialny zacząć opracowywać cele strategiczne. Aby te cele były SMART konieczne jest zdefiniowanie właściwych mierników dla każdego celu oraz określenie ich wartości dla poszczególnych okresów. Generalna zasada jest taka, że jeśli jest problem z doborem miernika dla danego celu, to znaczy, iż cel ten wymaga poprawy. No bo jeśli na tym etapie nie możemy go dobrze zdefiniować, to jak chcemy go zrealizować?
3) Ewaluacja - a w zasadzie szerzej: proces zarządzania strategicznego, jednym z elementów którego jest ewaluacja realizacji celów i monitoring postępów całej strategii. I nie może to być wydarzenie jednorazowe, dlatego słowo "proces" jest tutaj kluczowe.
Modus operandi - osobiście najbardziej sobie cenię i lubię realizować powyższych etapy w trybie warsztatów. Kluczowym czynnikiem sukcesu jest zbudowanie zespołu projektowego, który będzie na tyle szeroki, aby zapewnić możliwie pełne spektrum wiedzy o firmie i jej otoczeniu, a jednocześnie bardzo ważne jest zapewnienie dyskrecji oraz komfortu pracy samego zarządu. Jak to więc może wyglądać w praktyce?
Przykładowy harmonogram tworzenia strategii:
- Dzień 1 - analiza SWOT-TOWS (krótkie szkolenie i praca w grupie, moderowana przez doradcę). Czasami ten etap wymaga kolejnej dniówki.
- Dzień 2 - tworzymy plan strategiczny (ponownie krótkie szkolenie z narzędzia, np.. BSC, oraz praca w grupie).
- Dzień 3 i 4 - kontynuacja tworzenia planu strategicznego.
Wypracowana wartość dodana zależy bezpośrednio od dyscypliny, kreatywności i koncentracji uczestników, a także szczegółowości tworzonego planu strategicznego. Im lepiej grupa będzie pracować, tym szybciej będą widoczne efekty. Im prostszy i bardziej konkretny będzie plan strategiczny, tym łatwiej będzie go zrealizować, a przede wszystkim zaprojektować. Jednocześnie okresy przerwy pomiędzy sesjami stwarzają możliwość namysłu i refleksji, co wpływa na poprawę jakości efektu końcowego oraz ogranicza ryzyko pomyłek. Dlatego rekomenduję przynajmniej 2 sesje warsztatowe, po 2 dni każda, z opcją ewentualnych spotkań dodatkowych, dopinających detale. Te spotkania dodatkowe można by już prowadzić w siedzibie firmy, aby ograniczyć koszty związane z sesją wyjazdową. Na końcu powstaje raport, który zawiera podsuwanie efektów pracy wraz z załączonymi narzędziami w formie plików np. MS Excell.
Ewaluacja i ewentualne korekty planów - bardzo dobrym sposobem na regularną ewaluację jest organizowanie tzw. kwartalnych sesji zarządczych (ang. QBR = Quarterly Business Review). Sesje zarządcze, jak sama nazwa wskazuje, powinny odbywać się co kwartał. Ich głównym celem jest ewaluacja postępów w realizacji celów strategicznych oraz wprowadzenie ewentualnych korekt, udoskonaleń planu strategicznego. Przebieg sesji polega głównie na przeglądzie poszczególnych celów strategicznych przypisanych do różnych osób (ang. owners). Najlepiej sprawdza się forma krótkiej prezentacji, która powinna zawierać dane postępów wykonania poszczególnych celów, zgodnie z przyjętymi w planie miernikami i oczekiwanymi wartościami. Dodatkowo należy wskazać na jakie problemy natknięto się podczas realizacji celów w danym okresie oraz jakie wyzwania widoczne są w najbliższej przyszłości. Nieodłącznym elementem sesji zarządczej jest dyskusja, z której mogą wynikać różne decyzje zarządcze. Warto również dodać, że sesje wyjazdowe, jeśli tylko uwzględniają nocleg, są również doskonałą okazją do połączenia pracy z integracją zespołu. Można np.. wieczorem zorganizować nieformalne spotkanie połączone z kolacją (np.. w formie grilla) lub nawet wydłużyć sesję o dodatkowy czas na inne zajęcia integracyjne (np.. wycieczka po okolicy). Wyjazd zespołu poza firmę pozwala oderwać się od tzw. "bieżączki" i nabrać właściwej perspektywy strategicznej.
Przedsiębiorców i menedżerów zainteresowanych uruchomieniem zarządzania strategicznego we własnych organizacjach zapraszam do kontaktu.
Autor: MP